Que é preciso investir em treinamentos de comunicação a maioria das organizações já sabe. É notório que a comunicação é transversal a diversas competências, como liderança, trabalho em equipe, inovação, entre outras. Logo, investir em comunicação é investir na sua organização como um todo.
Mas, dentre tantas opções para abordar o tema, nem sempre é fácil enxergar quais são as preocupações e os cuidados que se deve tomar ao contratar a capacitação desejada para desenvolver sua equipe. Por isso, relacionamos abaixo alguns pontos fundamentais para a eficácia da capacitação.
Foco na Aplicabilidade
É importante lembrar que, em um planejamento de T&D, a aplicabilidade deve ser o objetivo principal, não apenas a sensibilização sobre a importância do tema. Por isso, treinamentos generalistas apresentam a importância da comunicação sem indicar técnicas objetivas para serem utilizadas na argumentação cotidiana. Dessa maneira, o colaborador compreende os conceitos, mas não ganha a autonomia necessária para exercitá-los.
A comunicação do dia a dia depende de uma série de contextos. O tema que vai ser abordado, o clima da interação, o perfil de quem está escutando e de quem está falando são só algumas delas. Assim, há uma série de cenários possíveis que o profissional vivenciará, e para cada um deles há técnicas mais ou menos adequadas. Então, se o treinamento quiser ter aplicabilidade, deve apresentar métodos práticos que cubram essas diferentes possibilidades.
Em comunicação, você é tão eficaz quanto a quantidade de técnicas que tem.
Seleção do Perfil de Participantes e das Técnicas
Outro fator a ser levado em consideração é o público-alvo do treinamento. A seleção de técnicas a serem abordadas deve considerar a adequação a níveis hierárquicos e natureza da função. Há técnicas mais específicas para gestores, outras para equipes. Algumas para nível administrativo, outras para operacional ou linha de frente. Como cada setor pratica um tipo de comunicação, ferramentas diferentes são necessárias para melhorar o seu desempenho no dia a dia. Não há uma padronização, já que as necessidades não são as mesmas.
Outro fator é o perfil do indivíduo. Existem diferentes estilos de comunicação (passivo, passivo-agressivo, agressivo e assertivo). Dentro do grupo de colaboradores que receberá o treinamento, existem pessoas dos quatro estilos, então é importante ser cauteloso para não expor ou constranger membros da equipe durante as dinâmicas. Por exemplo, evite simulações que foquem em avaliação individual.
Para algumas pessoas, participar de atividades como essa já é um passo fora da zona de conforto, então é fundamental fazer o possível para que toda a equipe se sinta confortável e segura durante as atividades.
A Estrutura da Capacitação
A estrutura é uma das questões mais importantes a ser definida pelos gestores e pelos profissionais responsáveis pelo planejamento de T&D. Um dos caminhos mais eficazes a ser trilhado é a divisão da capacitação em três fases principais:
- Motivação
- Capacidade
- Oportunidade
A fase de Motivação serve para deixar os colaboradores abertos e dispostos ao desenvolvimento da competência. Por sua vez, a fase de Capacidade é o momento de compreender que a comunicação profissional é técnica, logo, é preciso do conhecimento de diversas ferramentas para se adequar a contextos variados que enfrentará na vida profissional. Finalmente, na fase de Oportunidade, é hora de simular no treinamento e depois praticar no dia a dia tudo o que foi absorvido.
Esse método de trabalho pode ser explorado em formato de trilha, com um encontro para cada uma dessas etapas, ou feito em um mesmo dia, dependendo dos objetivos estabelecidos pelos gestores e do planejamento de ações. Mas, claro, com diferentes níveis de profundidade e eficácia.
Dinâmicas devem ser utilizadas para Aprendizado
Selecionar as dinâmicas que serão utilizadas no treinamento é essencial para garantir que seus objetivos sejam alcançados ao final do treinamento de comunicação. São elas as responsáveis por entregar o conhecimento desejado para a equipe de maneira eficiente. Para isso, é preciso levar algumas variáveis em consideração.
Selecionar as dinâmicas que serão utilizadas no treinamento é essencial para garantir que seus objetivos sejam alcançados ao final do treinamento de comunicação. São elas as responsáveis por entregar o conhecimento desejado para a equipe de maneira eficiente. Para isso, é preciso levar algumas variáveis em consideração.
Ao idealizar a sequência de dinâmicas, investir em metodologias ativas é uma boa estratégia para manter os colaboradores envolvidos no treinamento, longe de distrações (como celulares e notebooks), que muitas vezes são empecilhos para deter a atenção da equipe. Através deste método é possível incentivar os membros da equipe a se tornarem os protagonistas responsáveis pelo próprio aprendizado.
Com o uso das metodologias ativas, é possível elaborar atividades que sejam criativas e úteis para a equipe envolvida e a sua organização, reforçando mais uma vez a importância de trabalhar a aplicabilidade das técnicas ensinadas durante o treinamento.
Para uma capacitação melhor, é importante ter um facilitador que saiba fechar as dinâmicas. Ou seja, que saiba conduzir a atividade para que, após o momento lúdico ou de reflexão, haja uma conexão entre a participação individual ou do grupo com a técnica que fundamenta aquela dinâmica, e possam ser tiradas conclusões de como aquilo se aplica no dia a dia da organização.
A Frequência da Capacitação
Tenha em mente que prática é a palavra-chave para o desenvolvimento da comunicação. Por isso, o ideal é organizar dois encontros para a capacitação. O primeiro encontro apresenta os conceitos e as técnicas, e simula situações. O encontro seguinte, podendo ocorrer depois de um intervalo de mais ou menos um mês, é uma conversa para repercutir o uso das técnicas, discutir e resolver as dificuldades encontradas e conhecer técnicas complementares. No período entre os dois encontros, passar um exercício para estimular o uso do que foi passado na aula é o ideal. Assim, é possível interpretar a aplicabilidade dos conhecimentos ensinados e compreender como as novas práticas se encaixam no cotidiano de cada um.
